Como o contador pode receber registros mais limpos dos clientes de serviços externos

Negócios de serviços externos estão entre os clientes mais difíceis para um contador. O dono passa o dia nos serviços, não numa mesa. A papelada espera o mês acabar, e o seu trabalho também.

O resultado comum é um mês numa caixa de sapatos. Chegam juntos os recibos, os depósitos do banco e as faturas escritas à mão, e você passa horas descobrindo qual depósito pagou qual serviço.

Quase todo esse tempo vai numa pergunta: o que aconteceu e quando. A saída é cada coisa ser registrada quando acontece, não montada semanas depois.

Comece pela fatura. Peça ao dono para mandar toda fatura por um programa, nunca por um bloco de papel ou por mensagem de texto. Uma fatura numerada, com data e cliente, é algo que você consegue conferir depois.

Depois, peça que cada pagamento seja registrado na fatura que ele paga. Pagamentos com cartão ou pelo banco recebidos pelo programa de faturamento costumam fazer isso sozinhos. Dinheiro e cheque precisam que o dono marque a fatura como paga no mesmo dia.

Em seguida, peça os recibos na hora. Uma foto tirada na caminhonete logo depois da compra ganha de um recibo amassado achado no bolso no fim do mês.

Por fim, combinem um dia por mês em que o dono confere se todo serviço tem fatura. Um serviço feito e nunca faturado é dinheiro perdido para o dono e um buraco nos livros para você.

O QuoteSchedulePay foi feito para donos que tocam o negócio pelo celular. Ele mantém cada pagamento ligado à sua fatura, cada fatura ao seu serviço e cada serviço ao seu orçamento. O dono pode conectar QuickBooks, Xero ou FreshBooks, e o QSP envia cada fatura quando é enviada e cada pagamento quando é recebido.

A sua conta de contador no QSP é gratuita, e adicionar você não soma um usuário pago na conta do dono. Você pode criar a sua em qsphq.com/bookkeepers.